Projektowanie przestrzeni biurowej – na co zwrócić uwagę?

Trend aranżowania przestrzeni w formie open space może spowodować obniżenie wydajności pracowników nawet o 15% w porównaniu do biur z systemem gabinetowym – tak wynika z badań przeprowadzonych przez naukowców z Uniwersytetu Exter w Wielkiej Brytanii. Wnioski te potwierdzają badania przeprowadzone w 14 krajach przez Ipsos – okazało się, że niemal dla wszystkich ankietowanych (aż 95%!) bardzo istotna jest możliwość wykonywania powierzonych im zadań w prywatności. Niemal co trzecia osoba dodała, że nie jest w stanie skupić się na zadaniu w miejscu pracy, przez co musi nierzadko kończyć je w domu. Czy open space ma więc jeszcze rację bytu? Jak umiejętnie zaaranżować przestrzeń biurową?

Dla kogo open space?

Biura typu open space mogą sprawdzić się w firmach o jednolitym profilu i strukturze, w których pracownicy wykonują podobne zadania. Prywatna przestrzeń tworzona jest wówczas poprzez konstruowanie boksów z wysokimi ściankami. Zwolennicy „otwartego” modelu aranżacji biura podają jednak takie argumenty, jak sprawniejsza komunikacja (zarówno między pracownikami, jak i na linii kadra kierownicza – personel), „demokratyczne” warunki pracy, tworzenie wśród pracowników poczucia przynależności do zespołu, a także szybki przepływ informacji i dokumentów. Do zalet open space, z punktu widzenia właścicieli firmy, należą także niższe koszty wynajmu i utrzymania biura oraz maksymalne wykorzystanie przestrzeni. Open space jest jednak typem biura, które trudno zaprojektować tak, by pracownicy nie przeszkadzali sobie nawzajem. Generuje bowiem problemy: wysoki poziom hałasu, kłopot w skupieniu się i brak poczucia prywatności. Problem hałasu można częściowo rozwiązać, stosując różne modele paneli (naściennych i podsufitowych) oraz ekranów akustycznych, które stworzą bardziej przyjazne pod względem akustycznym miejsce pracy, tłumiąc hałas. Panele takie można znaleźć m.in. w ofercie firmy AJ Produkty. Jednakże biuro typu open space nie sprawdza się w wielu przypadkach – zwłaszcza w firmach, w których pracownicy podzieleni są na mniejsze zespoły, a także jeśli wykonują różnorodne zadania.

Nowoczesne biuro – z troską o pracownika

Nowoczesne aranżacje przestrzeni biurowych odchodzą od modelu open space – ukierunkowane są na indywidualne potrzeby zatrudnionych pracowników. Po pierwsze, osoba taka powinna mieć zapewnioną odpowiednio obszerną przestrzeń do pracy. Zgodnie z Kodeksem Pracy i wymogami BHP, na pracownika powinno przypadać co najmniej 13 m³ wolnej objętości pomieszczenia oraz minimum 2 m² wolnej powierzchni podłogi. Wymiary wolnej powierzchni stanowiska pracy muszą zapewnić pracownikom swobodę ruchu wystarczającą do bezpiecznego wykonywania pracy oraz uwzględniać wymagania ergonomii. Dostosowanie się do tych przepisów to podstawa, jednak nowoczesne aranżacje idą o krok dalej: Zapewniają nie tylko zapewniają przestrzeń do pracy, ale i wolny wybór konkretnego miejsca wykonywania swoich obowiązków. Jest to przydatne, gdyż do konkretnych zadań potrzebne mogą być różne rodzaje stanowisk. Inne pomieszczenie przeznaczone będzie do działania w zespole, inne do pracy w skupieniu, jeszcze inne do pracy twórczej i „burzy mózgów”. Warto dodać, że każdy pracownik ma przecież indywidualne preferencje – jedni wolą pracować przy biurku, inni na kanapie. Najważniejszy jest jednak efekt ich pracy.

Tam, gdzie pracownicy wykonują swoje zadania w różnych miejscach – niekoniecznie przy biurku – sprawdza się system shared desking. Biurek jest wówczas mniej niż pracowników, a żadne ze stanowisk nie jest przypisane do konkretnej osoby. Do dyspozycji mamy wówczas więcej wolnej przestrzeni, którą można zaaranżować tak, aby wydzielić część wspólną przeznaczoną do wymiany pomysłów, a także do luźnych rozmów przy kawie. Okazuje się, że to znacznie lepsza metoda integracji zespołu niż wymuszona wspólna praca w konfiguracji open space.

Niewielkie pokoje to rozwiązanie, które wzmaga produktywność i stopień koncentracji. Gabinet zapewnia więcej intymności; jest też bardziej przyjazny pod względem akustycznym.

Meble i… rośliny

Pamiętajmy, że dobra aranżacja przyniesie maksymalny efekt jedynie w połączeniu z wysokiej jakości wyposażeniem, dobranym pod kątem wygody i zdrowia pracowników. Biurko powinno być dostosowane do wzrostu pracującej przy nim osoby. Najlepiej sprawdzają się modele z regulowaną wysokością blatu, pozwalające zarówno na pracę siedzącą, jak i stojącą. Pamiętajmy też o wygodnym, wyprofilowanym fotelu biurowym oraz zapewnieniu pracownikowi funkcjonalnych półek, szafek, pojemników czy kontenerków do przechowywania potrzebnych do pracy artykułów i dokumentów.

Warto pamiętać, że produktywność, skupienie oraz nastrój znacznie poprawia się w wyniku kontaktu z naturą. Dlatego umieszczenie w biurze roślin pozytywnie wpłynie na wygląd biura, a także na samopoczucie pracowników. Zadbajmy też o dekoracje wprowadzające nieco domowej atmosfery do miejsca pracy – biuro, w którym przyjemnie się pracuje, to takie, w którym rodzą się najciekawsze pomysły i najlepsze projekty!